Bezpieczeństwo i przejrzystość
W Polsce wszystkie instytucje finansowe mają obowiązek prowadzić kontrolę KYC. W ING dostosowaliśmy nasze działania do obowiązujących przepisów, ale to nie wszystko. Stosujemy KYC również po to, aby nasze działania i wszelkie operacje były przejrzyste. Ta transparentność i uczciwość wynikają też wprost z wartości naszego banku, którymi kierujemy się na co dzień.
KYC z perspektywy banku...
Standardy KYC pozwalają nam zapobiegać nielegalnym transakcjom i ograniczać procedery związane z korupcją, finansowaniem terroryzmu czy praniem brudnych pieniędzy. Bez takiej kontroli banki mogłyby być wykorzystywane do prowadzenia nielegalnej działalności, a to mogłoby zachwiać bezpieczeństwem finansowym uczciwych klientów.
...i klientów
Badanie KYC służy również klientom! Dzięki niemu możemy ochronić naszych klientów przed wyborem niewłaściwych partnerów biznesowych. Obniżamy też ryzyko reputacyjne oraz ryzyko nieświadomego udziału w przestępstwie, np. praniu brudnych pieniędzy czy wspieraniu terroryzmu.
KYC jest od kilku lat naszą codziennością. Działamy w oparciu o sprawdzone procesy i dbamy o to, by zdobywać jak najwięcej informacji bez angażowania czasu klientów. Na tej stronie dowiesz się więcej o KYC i – mamy nadzieję – rozwiejesz ewentualne wątpliwości.
Czym jest KYC
KYC (Know Your Customer – Poznaj Swojego Klienta) to procedura, dzięki której możemy sprawdzać naszych klientów i uzyskać niezbędne informacje na ich temat. Jako bank realizujemy ją, by móc zapewnić naszych klientów oraz instytucje nas nadzorujące, że wszystkie nasze relacje są zgodne z prawem i nie są wykorzystywane do prania brudnych pieniędzy, finansowania terroryzmu, naruszania sankcji międzynarodowych i polskich czy innych nadużyć finansowych. Wymogi te dotyczą wszystkich klientów naszego banku.
Podstawą prawną naszych działań jest Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która dotyczy wszystkich banków oraz innych instytucji obowiązanych takich jak: biura rachunkowe, firmy ubezpieczeniowe i pośrednicy ubezpieczeniowi, instytucje świadczące usługi płatnicze, fundusze inwestycyjne, operatorzy pocztowi i inne wymienione w ustawie podmioty.
Kiedy realizujemy procedury KYC
Know Your Customer to proces ciągły, który opiera się na aktualności danych. Realizujemy go:
- kiedy rozpoczynamy relację z klientem (czyli przy otwarciu konta, zakupie produktu bankowego),
- podczas trwania naszej relacji.
Co sprawdzamy
Cel relacji
Ustalamy, dlaczego klienci potrzebują naszych produktów i usług. Robimy to, aby sprawdzić, czy są wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem.
Działalność firmy
Musimy zrozumieć, czy zakres i charakter Twojej działalności, nie naraża nas na ryzyko wykorzystywania naszych produktów i usług w sposób niezgodny z prawem. Sprawdzamy też, czy Twoja działalność jest zgodna z przyjętą przez nas polityką środowiskową, społeczną oraz ładu korporacyjnego (tzw. ESG).
Kontrahentów
Poznajemy Twoich kontrahentów, by sprawdzić, czy relacje z nimi nie naruszają sankcji międzynarodowych i polskich. Musimy wiedzieć, czy relacje z nimi są uzasadnione w związku z Twoją działalnością.
Źródło pieniędzy
Sprawdzamy, skąd pochodzą pieniądze Twojej firmy. Musimy mieć pewność, że nie są w żaden sposób powiązane z działaniami niezgodnymi z prawem.
Kto jest właścicielem
Ustalamy strukturę właścicielską Twojej firmy. Sprawdzamy, kim są beneficjenci rzeczywiści, czyli osoby fizyczne, które czerpią korzyści z działalności firmy.
Reprezentację firmy
Poznajemy i monitorujemy, kto może reprezentować Twoją firmę. Dlatego potrzebujemy aktualnych danych reprezentantów, dzięki którym potwierdzimy ich tożsamość.
Rezydencje i status podatkowy
Pobieramy oświadczenia FATCA oraz CRS oraz sprawdzamy, czy informacje, które otrzymaliśmy, są zgodne z pozostałymi danymi. Nie możemy jednak doradzać w zakresie wskazywanych statusów.
Dokumenty tożsamości
Pozyskujemy dane o dokumentach tożsamości użytkowników bankowości internetowej z Twojej firmy, aby sprawdzić ich tożsamość. Warto pamiętać o aktualizacji tych danych, ponieważ tylko osoby z ważnym dokumentem tożsamości mogą reprezentować Twoją firmę w naszym banku.
Lista działań, które podejmujemy w ramach KYC, nie jest zamknięta. W niektórych przypadkach będziemy potrzebować więcej danych, aby dobrze przeanalizować sytuację.
W jaki sposób to robimy
Zazwyczaj samodzielnie pozyskujemy dane potrzebne nam w ramach KYC. Wykorzystujemy do tego dostępne, legalne i rzetelne źródła.
Możemy podzielić je na cztery kategorie:
- oficjalne dokumenty rejestrowe np. polskie lub zagraniczne rejestry handlowe spółek, bazy CEIDG lub REGON, Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych, inne rejestry i ewidencje podmiotów gospodarczych prowadzone przez organy państwowe,
- dokumentacja finansowa np. sprawozdania finansowe, raporty roczne publikowane w Krajowym Rejestrze Sądowym,
- dostępne i legalne źródła internetowe – np. strona internetowa Twojej firmy, uznane przez nasz bank wywiadownie gospodarcze,
- informacje związane z Twoimi produktami lub usługami w naszym banku np. informacje o Twoich transakcjach, złożone wcześniej oświadczenia lub formularze.
Dlaczego czasami prosimy o aktualizację dokumentów i złożenie oświadczeń
Jeśli dane z tych źródeł nam nie wystarczą lub budzą nasze wątpliwości, poprosimy Cię o dodatkowe dokumenty, oświadczenia lub wyjaśnienia.
W jaki sposób kontaktujemy się z klientami
Aby skontaktować się z Twoją firmą, wykorzystujemy różne kanały komunikacji.
- wiadomość w bankowości
- SMS
- telefon wirtualnego asystenta ING
- telefon specjalisty
- list tradycyjny
- wiadomość w bankowości wysłana do reprezentantów
- wiadomość w bankowości wysłana do użytkowników
- telefon specjalisty
- komunikat widoczny po zalogowaniu do bankowości
- list tradycyjny
- SMS
- doradca klienta
W każdej wiadomości znajdują się informacje o terminach, w jakich oczekujemy na udzielenie odpowiedzi. Zawsze podejmujemy więcej niż jedną próbę kontaktu.
W każdej wiadomości znajdują się informacje o terminach, w jakich oczekujemy na udzielenie odpowiedzi. Zawsze podejmujemy więcej niż jedną próbę komunikacji.
Kiedy wyślemy do Twojej firmy taką wiadomość, podamy w niej pytania, formularze, oświadczenia, prośby o aktualizację niektórych dokumentów lub danych. Zawsze opisujemy, jak je wypełnić i kiedy musisz je nam przekazać.
Prosimy, aby Twoje odpowiedzi były zawsze zgodne z prawdą, jak najbardziej szczegółowe i jasne. Nawet jeśli dane Twojej firmy nie zmieniły się, prosimy o wyczerpującą odpowiedź.
Co się stanie, jeśli nie otrzymamy odpowiedzi i informacji
W każdej naszej wiadomości podajemy konkretny termin na odpowiedź i zakres informacji, których potrzebujemy. Jeśli ich nie otrzymamy (w ogóle albo nie w terminie) – niestety, będziemy musieli ograniczyć dostęp do nowych produktów i usług w naszym banku. W ostateczności – możemy wypowiedzieć umowę. W wiadomościach zawsze opisujemy kroki, jakie podejmiemy w takiej sytuacji.
Prosimy, aby dostarczyć dokumenty
lub informacje. Podajemy konkretne terminy.
Pierwsze przypomnienie. Jeśli nie otrzymamy tych informacji w terminie, ograniczymy nasze usługi:
- nie otworzymy nowego konta i lokaty,
- nie wydamy nowej karty,
- nie odnowimy kredytu,
- nie wystawimy gwarancji czy akredytywy.
Drugie przypomnienie. Jeśli wciąż nie otrzymamy tych informacji, to od terminu, który podaliśmy:
- nie zrealizujesz płatności
do kontrahenta, - nie będzie można płacić kartą,
- nie spłaci się automatycznie kredyt/karta kredytowa.
Jeżeli – mimo wezwań – nie otrzymamy tych informacji, to:
- rozwiążemy umowę prowadzenia rachunków,
- rozwiążemy umowy kredytowe/ramowe,
- rozwiążemy umowę o obsługę i rozliczanie transakcji płatniczych (terminal).
Masz więcej pytań o KYC?
W każdym piśmie określamy czas, jaki masz na odpowiedź. O potrzebie aktualizacji informujemy z dużym wyprzedzeniem i robimy to więcej niż raz.
Jeśli nie otrzymamy dokumentów w terminie, możemy ograniczyć dostęp do produktów lub usług, zablokować transakcje wychodzące, a nawet – w ostateczności - rozwiązać umowę.
Sprawdź swoją skrzynkę wiadomości w bankowości internetowej lub wysłane przez nas listy. Jeżeli prosiliśmy o dokumenty, a jeszcze ich nie otrzymaliśmy – jak najszybciej je do nas wyślij. Kiedy je pozytywnie ocenimy, przywrócimy pełny dostęp do bankowości internetowej. Jeśli dokumenty zostały wysłane w terminie, a nadal masz zablokowany dostęp – skontaktuj się z nami lub ze swoim doradcą.
Zgodnie z prawem możemy monitorować aktywność klientów na rachunkach. Możemy m.in. sprawdzać relacje z Twoimi kontrahentami – czy są one adekwatne do działalności Twojej firmy, czy nie są oni objęci np. sankcjami. Taka procedura działa na korzyść Twojej firmy – obniżamy ryzyko oszustw (np. fikcyjncyh faktur). Warto wiedzieć, że żadne informacje, o które prosimy nie naruszają RODO ani tajemnicy handlowej. Przesyłane są bezpiecznym kanałem i służą nam tylko do oceny ryzyka.
Czasami dowód osobisty, mimo obowiązującej daty ważności, może zostać unieważniony. Możesz to sprawdzić samodzielnie na portalu obywatel.gov.pl. Niestety, jeśli mamy takie informacje, musimy poprosić Cię o aktualizację danych Twojego dokumentu.
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych gromadzi i przetwarza informacje o beneficjentach rzeczywistych. Ma charakter jawny i jest zarządzany przez Ministerstwo Finansów. Wpis oraz aktualizacja są obowiązkowe dla podmiotów wskazanych w artykule 58 Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Jako bank musimy sprawdzać te informacje i raportować, jeśli się różnią z naszymi danymi. Zawsze, zanim złożymy raport, skontaktujemy się z Twoją firmą, aby wyjaśnić nasze wątpliwości.
Jako bank musimy stosować się do zapisów ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Jest ona podstawowym aktem prawnym w obszarze KYC.
Informacje, o które prosimy, nie naruszają RODO ani tajemnicy handlowej i służą nam jedynie do oceny ryzyka. Przetwarzamy je i przechowujemy zgodnie z prawem, a dostęp do nich jest ograniczony.