Kiedy KPiR, kiedy księga handlowa, czyli jak prowadzić księgowość?

4 grudnia 2019 r.
Ostatnia aktualizacja: 1 października 2024 r.

Jeśli prowadzisz firmę, masz obowiązek ewidencjonować dokonywane operacje gospodarcze. Od czego zależy sposób prowadzenia księgowości? Od formy prawnej, jaką ma Twoja firma oraz przychodu osiąganego w ciągu roku.

Wyróżniamy 3 podstawowe modele prowadzenia księgowości:

• księgowość uproszczona - w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR)
• pełna księgowość - w postaci ksiąg rachunkowych
• ewidencja przychodów - przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów

PKPiR jest prowadzona dla ewidencji operacji gospodarczych dotyczących przychodów lub kosztów. Mogą z niej korzystać prowadzący firmy, których przychód ze sprzedaży w poprzednim roku były niższe niż 2 mln euro i są opodatkowani na zasadach ogólnych (12% i 32%) lub liniowo (19%). 

Znajdziesz w niej:

• wszystkie wykazane przychody (nie tylko ze sprzedaży)
• zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne związane z tymi zakupami
• oraz wydatki, przez które należy rozumieć wynagrodzenia, zarówno w gotówce jak i w naturze, a także wszystkie inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej 

Księga przychodów i rozchodów to dobre rozwiązanie dla jednoosobowych działalności gospodarczych lub firm z sektora Małych i Średnich Przedsiębiorstw. Z księgowości uproszczonej może skorzystać przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą indywidualnie, w formie spółki cywilnej osób fizycznych, w formie spółki jawnej osób fizycznych, w formie spółki partnerskiej albo w formie przedsiębiorstwa w spadku.

Jeśli Twoja firma potrzebuje uproszczonej księgowości i chcesz ją obsługiwać bez wsparcia księgowego, powinna ona spełniać wymogi prawne, które znajdziesz w rozporządzeniu Ministra Finansów. W dokumencie jest mowa m.in. o wzorze KPiR oraz instrukcjach prowadzenia takiego rodzaju księgowości. 

Możesz też przekazać swoją księgowość w ręce ekspertów Biura rachunkowego dla przedsiębiorców. Zaksięgują faktury, wyliczą podatki i przygotują deklaracje podatkowe do wysłania. Odpowiedzą też na Twoje pytania związane z prowadzeniem firmy.

Ewidencja przychodów

Jeśli rozliczasz się w formie ryczałtu ewidencjonowanego - ten uproszczony rodzaj księgowości jest dla Ciebie. 

Ewidencja dotyczy osobno każdego rou podatkowego i tylko przychodów z prowadzonej działalności (nie ma potrzeby wykazywania kosztów - nie są uwzględniane przy ustalaniu wysokości podatku). Wszystkie zapisy musisz odpowiednio udokumentować z pomocą faktur, rachunków i innych dokumentów, które potwierdzą pozyskanie przychodu. 

Taki rodzaj księgowości możesz prowadzić samodzielnie lub z pomocą biur rachunkowych. Jeśli zdecydujesz się na to drugie rozwiązanie, pamiętaj, aby w ciągu 7 dni od podpisania umowy z takim biurem, zgłosić do odpowiedniego Urzędu Skarbowego, gdzie przechowywana jest ewidencja przychodów Twojej firmy.

Pełna rachunkowość

Do jej prowadzenia są zobowiązane:

• spółki handlowe (np. spółki kapitałowe jak: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna) - bez względu na wielkość przychodów
• osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie - jeśli dochody ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 mln euro.

Pełna rachunkowość dotyczy też osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego.

Ewidencja i sprawozdania finansowe

W przeciwieństwie do wcześniejszych form prowadzenia księgowości, tutaj na przedsiębiorcy spoczywa większa ilość obowiązków.  Poza prowadzeniem ksiąg i dodatkowych ewidencji (np. środków trwałych, ewidencji magazynowej) dotyczy też m.in. sprawozdań finansowych.

Niektóre podmioty robią rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitałach własnych, oraz mają obowiązek analizy sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta.

Jeśli Twoja spółka lub podmiot, którym zarządzasz, prowadzi pełną księgowość, powinna mieć dokumentację, która uwzględni (w języku polskim) przyjętą politykę rachunkowości - z naciskiem na określenie roku obrotowego i mieszczących się w nim okresów sprawozdawczych; metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego i prowadzenia ksiąg rachunkowych, a także opis systemu, który chroni dane i ich zbiory. 

---

Tekst nie ma charakteru doradztwa podatkowego - ING Bank Śląski S.A. nie świadczy usług w tym zakresie. W przypadku pytań i wątpliwości dotyczących Państwa sytuacji podatkowej, prosimy o skontaktowanie się z niezależnym doradcą podatkowym.

Tekst powstał w oparciu o materiały z serwisu informacyjno-usługowego dla przedsiębiorców www.biznes.gov.pl przy Ministerstwie Rozwoju.