Zaloguj
Załóż konto Zaloguj

KSeF - Krajowy System eFaktur

System Ministerstwa Finansów, w którym przedsiębiorcy będą musieli zarejestrować faktury sprzedaży, aby otrzymać specjalny numer KSeF
Automatycznie generujesz faktury w formacie XML - zgodne ze standardem ministerstwa
Pobierasz faktury wystawione dla Twojej firmy
Możesz wystawiać faktury w programie księgowym zintegrowanym z KSeF (np. w ING Księgowość) lub bezpośrednio w bezpłatnej Aplikacji Podatnika

Jak zacząć z KSEF   Pobierz nasz e-book

 

Ważne! Obowiązek odbierania e-faktur dotyczy wszystkich już od 1 lutego 2026

Od kiedy musisz wystawiać faktury w KSeF

  • Od 1 lutego 2026 r.  - jeśli sprzedaż w Twojej firmie w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. 
  • Od 1 kwietnia 2026 r. - jeśli Twój obrót był wyższy niż 10 000 zł miesięcznie i niższy niż 200 mln zł rocznie
  • Od 1 stycznia 2027 r. - jeśli twoja firma miała obroty poniżej 10 000 zł miesięcznie.

Kto musi wystawiać faktury w KSeF

  • Wszyscy czynni i zwolnieni podatnicy VAT z polskim NIP.
  • Firmy krajowe i zagraniczne, które mają siedzibę (lub stałe miejsce wykonywania działalności) w Polsce.

Jak działa KSeF

  1. 1

    Wystawiasz fakturę w programie do fakturowania zintegrowanym z KSeF np. ING Księgowość

    Możesz też skorzystać z Aplikacji Podatnika.

  2. 2

    Faktura trafia do systemu KSeF automatycznie

    Otrzymujesz Urzędowe Potwierdzenie Odbioru.

  3. 3

    Odbiorca faktury pobiera ją z KSeF

    Może to zrobić bezpośrednio lub ze swojego programu księgowego.

Co zyskujesz z KSeF

Zobacz, jakie korzyści daje Ci Krajowy System e-Faktur.

Jak zacząć z KSeF

  1. 1

    Wybierz sposób korzystania z KSeF

    Możesz korzystać z darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów: Aplikacji Podatnika KSeF lub programu e-mikrofirma, albo z dowolnego programu księgowego zintegrowanego z KSeF (np. ING Księgowość i aplikacja ING Office).

  2. 2

    Uzyskaj dostęp do KSeF

    • Masz JDG - możesz to zrobić przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany
    • Masz spółkę - złóż formularz ZAW-FA do urzędu skarbowego, jeśli nie masz pieczęci kwalifikowanej.
  3. 3

    Uwierzytelnij się i wygeneruj token

    Token to specjalny ciąg znaków (klucz autoryzacyjny), który służy do uwierzytelniania aplikacji lub systemu informatycznego w komunikacji z platformą KSeF. Nadaj tokenowi nazwę i wybierz rolę. Możesz go użyć do integracji z KSeF-em swojego systemu księgowego lub bankowości internetowej.

Jakie dokumenty muszą się znaleźć w KSeF

  • Obowiązkowo: faktury zakupowe wystawione w relacji B2B (dla innych przedsiębiorców)
  • Nieobowiązkowo: faktury dla klientów indywidualnych (z rozliczeń konsumenckich)
  • Nie wysyłasz do KSeF: faktury proforma, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych i not obciążeniowych oraz rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej
Więcej na stronie KSeF

Jak ING wspiera Cię we wdrożeniu KSeF

Pytania i odpowiedzi

  • Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).Składa się z następujących elementów: NIP sprzedawcy, data wystawienia faktury, część techniczna, suma kontrolna.

  • Tak, wszystkie faktury, które podlegają pod ustawę o KSeF, muszą otrzymać numer KSeF, aby stać się fakturą w obrocie gospodarczym. Ten numer będzie wymagany w tytule płatności.

    Jednocześnie możesz nadać własną numerację fakturom w swoim systemie do fakturowania. KSeF nie wnika w Twoją numerację księgowości. Twoja faktura dalej może mieć numer np. 123/2026. Ale w systemie KSeF nadrzędny jest KSeF ID - który jest unikalny i świadczy o tym, że faktura została prawidłowo załadowana do systemu.

     

  • Tak, numer KSeF faktury otrzymasz w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO).

  • Nie. Faktury do klientów indywidualnych nie znajdą się w KSeF, mimo że początkowo był taki plan.

  • Nie. Do końca 2026 roku, faktury uproszczone mogą być wystawiane na dotychczasowych zasadach - na kasie fiskalnej. Dotyczy to sprzedaży dla przedsiębiorców, gdy kwota na paragonie nie przekracza 450 zł brutto (100 euro). Od 1 stycznia 2027, wszystkie faktury dla przedsiębiorców - niezależnie od kwoty - będą wystawiane w KSeF. 

  • Faktury uproszczone wystawione za pomocą kasy fiskalnej (tzw. paragon z NIP-em) są pełnoprawnym dokumentem, który potwierdza wydatek, umożliwia zaliczenie go do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej i odliczenie VAT.

    Jeśli jesteś sprzedawcą, możesz wystawić faktury uproszczone jeśli:

    • nabywcą towaru lub usługi jest przedsiębiorca - musisz na niej wpisać numer NIP kupującego
    • kwota na paragonie nie przekracza 450 zł brutto (100 euro).

    Jeśli kwota jest wyższa, musisz wystawić fakturę w KSeF.

    Faktury uproszczone możesz wystawiać na obecnych zasadach do końca 2026 roku. Od 1 stycznia 2027, wszystkie faktury musisz wystawiać w Krajowym Systemie eFaktur.

  • Od kilku do kilkunastu minut. Czas uzależniony jest od ministerstwa - musi nam ono potwierdzić poprawność tokenu, który podasz podczas aktywacji narzędzia w Moim ING.

Masz inne pytania?

Dowiedz się więcej o Krajowym Systemie e-Faktur
+48 880 464 000

ważna informacja Infolinia czynna w dni robocze od 8:00 do 16:00.
Koszt połączenia według stawek operatora.