Twoje konto firmowe Cię nie satysfakcjonuje? Przenieś je do innego banku. Zebraliśmy informacje, które pomogą Ci w zmianie banku i podpowiedzą kogo, kiedy i jak o tym poinformować. A przy okazji, jak odzyskać pieniądze od kontrahentów i odbudować relacje biznesowe.
Z artykułu dowiesz się, jak przenieść konto firmowe:
1. Porównaj oferty kont firmowych
2. Załóż nowe konto firmowe w innym banku i przenieś finanse firmy
3. Poinformuj urząd skarbowy i ZUS
Przedsiębiorcy zmieniają konta rzadko i niechętnie. Wynika to zarówno z relacji biznesowych, jak i powiązań z wieloma instytucjami. Ale ze zmianą konta firmowego jest jak z prowadzeniem firmy - chociaż nie jest łatwo, to wysiłek może się opłacić! Dlatego, jeśli obecny bank nie spełnia Twoich oczekiwań, wybierz inny.
Pamiętaj, że będzie to wybór na dłużej i poświęć chwilę, by dokładnie porównać oferty kont firmowych w różnych bankach. Możesz skorzystać z dowolnej porównywarki kont firmowych, ale nie wszystkie pokażą Ci te różnice, na których Ci zależy. Część bierze pod uwagę promocje dla nowych firm albo nowych kont, a nie pokazuje faktycznych opłat za usługi.
Co wziąć pod uwagę, porównując konta firmowe
Nowe konto firmowe otworzysz dość łatwo, nawet całkowicie zdalnie – np. jeśli w swoim banku masz już konto osobiste. Jeśli jeszcze nie jesteś klientem wybranego banku, zwykle musisz poczekać na wizytę kuriera, który potwierdzi Twoją tożsamość.
Zamknięcie relacji z dotychczasowym bankiem może potrwać dłużej – standardowy okres wypowiedzenia umowy trwa 30 dni, choć w niektórych bankach można to zrobić od ręki. Rozliczenie pieniędzy, które zostały na koncie, albo dopiero mają na nie wpłynąć, może dodatkowo wydłużyć ten proces.
Jeśli masz dużą firmę i rozbudowaną sieć relacji biznesowych, potrzebujesz więcej czasu, aby przenieść konto firmowe do innego banku. Cały proces może potrwać nawet pół roku.
Nie musisz się spieszyć, ale warto dobrze wykorzystać czas potrzebny na zmianę konta. Możesz mieć kilka kont firmowych w tym samym czasie (każde musisz zgłosić do US). Pamiętaj jednak, że za konto, którego nie używasz, bank nadal pobiera opłaty.
O nowym koncie firmowym musisz powiadomić:
W praktyce, jeśli informujesz urząd skarbowy na standardowych formularzach, nie musisz osobno pisać do ZUS-u. Pamiętaj, by zawiadomić te instytucje również wtedy, gdy zamkniesz stare konto firmowe.
Jak to zrobić?
Zaktualizuj swój wpis w CEIDG. Najłatwiej zrobić to przez internet na stronie CEIDG – potrzebny Ci będzie profil zaufany. ZUS i US dostaną automatyczne powiadomienie o zmianie konta.
W urzędzie skarbowym zgłaszasz zmianę na formularzu NIP-2. Wypełnij formularz online przez Portal Podatkowy Ministerstwa Finansów e-Deklaracje. Żeby podpisać taki dokument, potrzebujesz podpisu kwalifikowanego. Możesz również wysłać pocztą formularz papierowy lub zanieść go do urzędu. Nie musisz dodatkowo zawiadamiać ZUS-u.
Zmianę konta firmowego zrobisz na formularzu NIP-8 – elektronicznie (na stronie ministerstwa z użyciem podpisu kwalifikowanego), listownie lub w urzędzie. Urząd Skarbowy przekaże informację do ZUS-u.
Informacja o zmianie konta firmowego do Twoich kontrahentów i podmiotów, z którymi współpracujesz jest bardzo ważna. Z jednej strony nieopłacone przez klientów faktury mogą opóźnić zamknięcie starego konta firmowego. Z drugiej, masz szansę odnowić relacje biznesowe. Odświeżysz kontakt z dawnymi klientami i zyskasz darmową, nienachalną reklamę.
Czekasz na płatność za fakturę? Napisz do klienta, który się z Tobą nie rozliczył. Przypomnij o terminie płatności lub zaległości i poproś o wpłatę na nowe konto firmowe. Nie musisz korygować faktury, ale klient musi zostać poinformowany skutecznie. Poproś o potwierdzenie otrzymania wiadomości – zyskasz pewność, że wpłaci pieniądze na właściwe konto.
Pieniądze, które masz na dotychczasowym rachunku, możesz przelać na nowe konto firmowe samodzielnie albo poczekać, aż zrobi to bank. Wskaż tylko numer nowego konta, na który chcesz otrzymać przelew. Na starym koncie zostaw pieniądze na pokrycie opłat związanych z zamknięciem zamknięcia konta.
Sprawdź informację w konkretnym banku. Niektóre banki pobierają opłaty za zamknięcie konta i osobno za przelew pieniędzy, które na nim pozostały.
Zachowaj wyciągi z konta za ostatnie 5 lat.
Dokumenty warto pobrać z bankowości internetowej. Póki masz do niej dostęp, w większości banków zrobisz to bezpłatnie. Po zamknięciu konta bank jeszcze przez 10 lat przechowuje Twoją dokumentację. Możesz ją uzyskać, ale płacisz za każdą stronę dokumentów wydawanych z archiwum. To może być bardzo kosztowne.
Razem z kontem firmowym bank zamknie również Twoje konto VAT. Postaraj się, aby do tego momentu konto było puste. Możesz wykorzystać pieniądze, które na nim masz na opłacenie podatków, ZUS-u albo faktur VAT w mechanizmie podzielonej płatności.
Jeśli na koncie VAT pozostały jakieś pieniądze, niestety nie możesz ich po prostu wypłacić. Musisz złożyć do urzędu skarbowego Wniosek o przekazanie środków zgromadzonych na rachunku VAT. W ciągu 60 dni decyzję w tej sprawie podejmie naczelnik urzędu skarbowego. W postanowieniu określi kwotę, jaką możesz otrzymać. Kopię postanowienia wyśle również do banku, który prowadzi Twoje stare konto firmowe i rachunek VAT. Na tej podstawie otrzymasz przelew na swoje konto firmowe.
Za zgodę na przekazanie środków z konta VAT urząd nie pobiera opłaty.
Artykuł został przygotowany we współpracy z ekspertami z ING Księgowość
