Jak zmienić konto firmowe i przenieść firmę do innego banku - krok po kroku

 

Jak porównać oferty kont firmowych

Przedsiębiorcy zmieniają konta rzadko i niechętnie. Wynika to zarówno z relacji biznesowych, jak i powiązań z wieloma instytucjami. Ale ze zmianą konta firmowego jest jak z prowadzeniem firmy - chociaż nie jest łatwo, to wysiłek może się opłacić! Dlatego, jeśli obecny bank nie spełnia Twoich oczekiwań, wybierz inny. 

Pamiętaj, że będzie to wybór na dłużej i poświęć chwilę, by dokładnie porównać oferty kont firmowych w różnych bankach. Możesz skorzystać z dowolnej porównywarki kont firmowych, ale nie wszystkie pokażą Ci te różnice, na których Ci zależy. Część bierze pod uwagę promocje dla nowych firm albo nowych kont, a nie pokazuje faktycznych opłat za usługi. 

Jak szybko przenieść konto firmowe do innego banku

Nowe konto firmowe otworzysz dość łatwo, nawet całkowicie zdalnie – np. jeśli w swoim banku masz już konto osobiste. Jeśli jeszcze nie jesteś klientem wybranego banku, dodatkowo musisz potwierdzi Twoją tożsamość np. na selfi w aplikacji bankowej, za pośrednictwem kuriera lub w oddziale.

Zamknięcie relacji z dotychczasowym bankiem może potrwać dłużej – standardowy okres wypowiedzenia umowy trwa 30 dni, choć w niektórych bankach można to zrobić od ręki. Rozliczenie pieniędzy, które zostały na koncie, albo dopiero mają na nie wpłynąć, może dodatkowo wydłużyć ten proces. 

Jeśli masz dużą firmę i rozbudowaną sieć relacji biznesowych, potrzebujesz więcej czasu, aby przenieść konto firmowe do innego banku. Cały proces może potrwać nawet pół roku.

Nie musisz się spieszyć, ale warto dobrze wykorzystać czas potrzebny na zmianę konta. Możesz mieć kilka kont firmowych w tym samym czasie (każde musisz zgłosić do US). Pamiętaj jednak, że za konto, którego nie używasz, bank nadal pobiera opłaty.

Jak poinformować urząd skarbowy i ZUS o zmianie konta firmowego

O nowym koncie firmowym musisz powiadomić:

• urząd skarbowy – w ciągu 7 dni od otwarcia konta
• ZUS – w ciągu 14 dni od otwarcia konta.

W praktyce, jeśli informujesz urząd skarbowy na standardowych formularzach, nie musisz osobno pisać do ZUS-u. Pamiętaj, by zawiadomić te instytucje również wtedy, gdy zamkniesz stare konto firmowe.

Jak to zrobić?

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą

Zaktualizuj swój wpis w CEIDG. Najłatwiej zrobić to przez internet na stronie Biznes.gov.pl – potrzebny Ci będzie profil zaufany. ZUS i US dostaną automatyczne powiadomienie o zmianie konta. 

Jeśli masz spółkę cywilną

W urzędzie skarbowym zgłaszasz zmianę na formularzu NIP-2. Wypełnij formularz online przez Portal Podatkowy Ministerstwa Finansów e-Deklaracje. Żeby podpisać taki dokument, potrzebujesz podpisu kwalifikowanego. Możesz również wysłać pocztą formularz papierowy lub zanieść go do urzędu. Nie musisz dodatkowo zawiadamiać ZUS-u.

Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w KRS

Zmianę konta firmowego zrobisz na formularzu NIP-8 – elektronicznie (na stronie ministerstwa z użyciem podpisu kwalifikowanego), listownie lub w urzędzie. Urząd Skarbowy przekaże informację do ZUS-u.

Jak poinformować kontrahentów o zmianie konta firmowego

Informacja o zmianie konta firmowego do Twoich kontrahentów i podmiotów, z którymi współpracujesz jest bardzo ważna. Z jednej strony nieopłacone przez klientów faktury mogą opóźnić zamknięcie starego konta firmowego. Z drugiej, masz szansę odnowić relacje biznesowe. Odświeżysz kontakt z dawnymi klientami i zyskasz darmową, nienachalną reklamę.

Jak przekazać informację klientom

• Zaktualizuj informację o numerze konta firmowego na stronie internetowej oraz dokumentach firmowych
• Na kolejnych kilku fakturach dopisz widoczną informację o zmianie numeru konta
• Wyślij e-mail do kontrahentów z informacją o nowym numerze konta.

Czekasz na płatność za fakturę? Napisz do klienta, który się z Tobą nie rozliczył. Przypomnij o terminie płatności lub zaległości i poproś o wpłatę na nowe konto firmowe. Nie musisz korygować faktury, ale klient musi zostać poinformowany skutecznie. Poproś o potwierdzenie otrzymania wiadomości – zyskasz pewność, że wpłaci pieniądze na właściwe konto. 

Kogo dodatkowo musisz poinformować o zmianie rachunku firmowego

• Faktora – jeśli korzystasz z finansowania faktur (faktoringu lub mikrofaktoringu)
• PFRON, urząd pracy – jeśli korzystasz z dofinansowania pracowników 
• Pośrednika płatności – jeśli przyjmujesz płatności online przez swoją stronę internetową, albo korzystasz z terminala płatniczego
• Firmy, które świadczą dla Ciebie usługi za pobraniem
• Kredytodawców, jeśli automatycznie spłacasz coś z tego konta
• Sądy, komorników, wierzycieli – jeśli toczą się postępowania sądowe, windykacyjne. 
   

Jak zamknąć konto firmowe i rozliczyć się ze starym bankiem

Pieniądze, które masz na dotychczasowym rachunku, możesz przelać na nowe konto firmowe samodzielnie albo poczekać, aż zrobi to bank. Wskaż tylko numer nowego konta, na który chcesz otrzymać przelew. Na starym koncie zostaw pieniądze na pokrycie opłat związanych z zamknięciem zamknięcia konta. 

Ile kosztuje zamknięcie rachunku firmowego?

Sprawdź informację w konkretnym banku. Niektóre banki pobierają opłaty za zamknięcie konta i osobno za przelew pieniędzy, które na nim pozostały. 

Jakie mogą być przeszkody w zamknięciu konta?

• niespłacony kredyt w rachunku bieżącym (limit zadłużenia, albo linia kredytowa) 
• inne kredyty powiązane z kontem
• zajęcia komornicze
• leasing
• postępowanie upadłościowe
• trwający proces przekształcenia firm.

Jak odzyskać pieniądze z konta VAT

Razem z kontem firmowym bank zamknie również Twoje konto VAT. Postaraj się, aby do tego momentu konto było puste. Możesz wykorzystać pieniądze, które na nim masz na opłacenie podatków, ZUS-u albo faktur VAT w mechanizmie podzielonej płatności. Możesz je również przekazać na swoje konto VAT w innym banku. 

Jeśli w momencie zamknięcia kont firmowych na koncie VAT pozostały jakieś pieniądze, niestety nie możesz ich po prostu wypłacić. Musisz złożyć do urzędu skarbowego Wniosek o przekazanie środków zgromadzonych na rachunku VAT. W ciągu 60 dni decyzję w tej sprawie podejmie naczelnik urzędu skarbowego. W postanowieniu określi kwotę, jaką możesz otrzymać. Kopię postanowienia wyśle również do banku, który prowadził Twoje konto firmowe i rachunek VAT. Na tej podstawie otrzymasz przelew na swoje konto firmowe. Zlecisz ich przelew na wskazany rachunek lub wypłacisz pieniądze w oddziale.

Za zgodę na przekazanie środków z konta VAT urząd nie pobiera opłaty.

---

Artykuł został przygotowany we współpracy z ekspertami z ING Księgowość